Encontrar el equilibrio entre la comodidad de nuestros colaboradores y un gasto bajo en viajes empresariales, puede ser complejo. Ese sería el objetivo de una buena política de viajes corporativos: ahorro en gastos y el bienestar del trabajador. Sin embargo, muchas veces no prestamos atención a estas políticas por lo que usualmente se manejan estrategias anticuadas u obsoletas. Esto puede perjudicar en demasía el presupuesto de la empresa y afecta de manera directa al ROI, produciendo pérdidas.

Si no estás obteniendo los resultados esperados, probablemente sea necesario renovar procesos. A continuación, te mostramos los pasos para optimizar tu política:

1. Recolecta información útil

Existen diversos programas de administración de viajes que pueden proporcionarte datos valiosos. Desde los vuelos más baratos hasta el mejor momento de la semana para separarlos. También es muy importante conversar con los viajeros frecuentes de tu empresa y conocer sus puntos de vista. Ellos pueden hacerte ver situaciones o incomodidades que no identifica un software. Utiliza esa información para ajustar tus lineamientos a necesidades reales y bien fundamentadas. Consigue ahorrar en costos sin afectar la experiencia de tus viajeros.

2. Mantente al día en los cambios tecnológicos

Nunca está de más tener una ayuda extra a la hora de elaborar tu política de viajes corporativos. La tecnología es la mejor aliada a la hora de tomar decisiones ya que podemos obtener estimaciones en tiempo real. Conocer los nuevos softwares, así como sus cualidades te ahorrará tiempo y esfuerzo.

3. Implementa recompensas

Los incentivos son una gran técnica para promover el ahorro en tus empleados y alcanzar los objetivos empresariales. Dar recompensas por reservar vuelos baratos u hoteles que utilicen la moneda del corporativo son ejemplos de cómo instituirlos.

4. Establece lineamientos

Plantea presupuestos anuales y mensuales junto con sus objetivos correspondientes. Los lineamientos de tu política de viajes corporativos deberán garantizar el cumplimiento de esos presupuestos.

5. Facilita la comunicación

Muchas veces existen problemas administrativos debido a que no hay una comunicación eficiente entre departamentos. La solicitud de un viaje y su

aprobación no deben separarse por semanas y semanas. Asegúrate de que la información sea recibida por las personas correctas y mantén los datos registrados para futuras auditorías.

6. Elige un software adecuado de administración de viajes

Gestiona tu presupuesto, registra recibos e informes de gastos y mantén la comunicación con tus colaboradores: todo en una sola plataforma. De esta manera ahorrarás tiempo y dinero ya que tus procesos serán más rápidos y baratos.

Recuerda integrar la cultura de tu empresa, a tus trabajadores y tus metas en la política de viajes corporativos que diseñes. Todos los lineamientos deben ser un reflejo de los objetivos de tu compañía. Si te interesa adquirir un software para dejar atrás los métodos arcaicos, conoce Travel Manager. TM es el sistema de administración de viajes líder en el mercado. Su plataforma ubicada en la nube te permitirá acceder a cualquier dato en cualquier lugar. Convierte tu Smartphone en una oficina móvil con su aplicación disponible para iOS y Android. Su configuración intuitiva es totalmente personalizable a las necesidades de tu empresa.

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